Zahlungserinnerung schreiben

Zahlungserinnerung schreibenEs ist wohl für beide Seiten unangenehm: die Zahlungserinnerung. Oftmals vergessen Kunden einfach die Bezahlung oder die Rechnung geht unter. Rechnungen in Papierform können im Büro auf den falschen Stapel gelangen. Elektronisch zugestellte Rechnungen gehen sogar noch häufiger unter, sei es im Spamordner oder aus Versehen im Papierkorb während andere E-Mail gelöscht werden. Natürlich ist der Kunde am Ende dafür zuständig die Rechnung zu bezahlen. In den meisten Fällen geschieht dies jedoch nicht mit Absicht. In 90 Prozent aller Fälle ist das “Vergessen” der Hauptgrund; nur selten sind Geldprobleme oder beabsichtigter Betrug die Ursache für verspätete Geldeingänge. Eine Zahlungserinnerung schreiben ist daher häufig das beste Mittel. Wichtig ist, dass Sie die Kunden nicht verschrecken wollen. Die Zahlungserinnerung zeichnet sich im Gegensatz zur Mahnung daher in erster Linie durch freundliche aber bestimmende Formulierung aus. Es ist ein schmaler Grad, doch mit einigen Tipps und Tricks ist es möglich, eine freundliche Zahlungserinnerung zu verfassen.


Zahlungserinnerung schreiben: eile mit Weile

Zuerst muss überprüft werden, wie lange der Betrag bereits überfällig ist. Denn oftmals können Überschneidungen, Feiertage oder sonstige Probleme die Ursache sein, weshalb Beträge erst ein paar Tage später auf das Bankkonto gelangen. Somit sollte man durchwegs eine Kulanz von ein paar Tagen (2 bis 3 Tage) walten lassen, bevor man eine Zahlungserinnerung schreibt.

Wenn Sie die Zahlungserinnerung schreiben, dann vergewissern Sie sich, dass der Betrag tatsächlich nicht einbezahlt wurde. Danach legen Sie eine neue Frist fest, bis wann der ausständige Betrag überwiesen werden soll. Die Frist liegt bei einer Zahlungserinnerung in der Regel bei sieben Tage, wobei auch eine Frist von 14 Tage durchwegs gewährt werden kann. Wenn Sie die Zahlungserinnerung schreiben, dann versuchen Sie gleich vorweg die Stimmung aufzulockern. “Im alltäglichen Stress kann es schon einmal passieren…”, “Leider hat das System Ihre Zahlung nicht registriert…” oder “Haben Sie auf uns vergessen?” sind typische Floskeln, welche gerne verwendet werden. Danach weisen Sie den Kunden auf den offenen Betrag hin und schreiben die Rechnung in Kurzform erneut.

 

Konkret werden

Wenn Sie die Zahlungserinnerung schreiben, müssen Sie aber auch mit Konsequenzen drohen. Weisen Sie den Kunden darauf hin, dass bei der Zahlungserinnerung keine zusätzlichen Spesen verrechnet werden, aber durchwegs bei der zweiten Zahlungsaufforderungen bereits Mahnspesen verrechnet werden müssen. Zudem weisen Sie den Kunden darauf hin, dass – wenn es sich tatsächlich um eine Überschneidung handelt – wenn er den Betrag bereits überwiesen hat, die Zahlungserinnerung als nichtig ansehen soll.

Wichtig ist bei der ersten Zahlungserinnerung, dass der Kunde freundlich behandelt wird und nicht mit zusätzlichen Kosten belastet wird. Eine Zahlungserinnerung schreiben sollte immer als freundlich auf etwas hinweisen wahrgenommen werden. Wenn Sie dies selbst so auffassen, finden Sie fast automatisch die richtigen Worte. Sie wollen schlussendlich, dass er wieder bei Ihnen einkauft und somit beweisen kann, dass er auch pünktlich seine Rechnungen begleichen kann.

 

Zahlungserinnerung als Muster

Wir bieten zudem auch kostenlose Muster Zahlungserinnerungen zum Download an. Wenn Sie selbst eine Zahlungserinnerung schreiben müssen ist dies eine gelungene Vorlage oder Grundlage für eigene Zahlungserinnerungen. Es entstehen keinerlei Kosten, Verpflichtungen oder sonstiges. Die Zahlungserinnerung können Sie hier herunterladen.